Utlendingsdirektoratet

Process mining ger UDI bättre överblick

Om kunden

Norska UDI ska effektivisera sina processer och utveckla bättre tjänster för användarna. De valde lösningen Process Mining från Mehrwerk för att visualisera sina processer för bättre analys av hur deras processer faktiskt fungerar. Lösningen har en avgörande roll för utvecklingen av verksamheten.

Genom att välja Mehrwerk ProcessMining, som är baserat på Qlik, kunde UDI integrera processvisualisering i sin befintliga BI-plattform.

To kvinnelige kollegaer sitter sammen og smiler

Kravställning & behovsanalys

Norska Utlendingsdirektoratet (UDI) behandlar ansökningar om skydd (asyl), besöksvisum, anhöriginvandring, uppehållstillstånd för arbete och studier, medborgarskap, permanenta uppehållstillstånd och resehandlingar. De fattar också beslut om utvisning. Dessutom hanterar och publicerar UDI regler och föreskrifter för utländska invånare och besökare i Norge. Vidare driver och förvaltar de den centrala databasen om invandring och producerar officiell statistik för immigration.

De senaste 5 åren har UDI använt Qlik som ett Business Intelligence-verktyg för att visualisera och analysera data. Qlik används både för operativa ändamål och för rapportering. Utrullningen av Qlik har skett successivt och Qlik-licensen omfattar nu alla anställda.

Efter att de operativa nyckeltalen är identifierade är nästa naturliga steg att titta på de olika processerna. Att optimera, hitta flaskhalsar och effektivisera där det är möjligt. Men steg 1 i detta är att skaffa sig en faktabaserad bild av hur processerna faktiskt fungerar. För detta ändamål skaffade UDI ett verktyg för processvisualisering via twoday baserat på Qlik Sense, vilket var Mehrwerk Process Mining.

Målet med prosessvisualiseringen

  • Bättre kontroll över arbetsflöden och processer
  • Ökad kunskap och förståelse för hur deras processer faktiskt fungerar
  • Minskad handläggningstid och bättre struktur av processimplementeringen
  • Minskade kostnader
  • Bidra till en kultur av datorkunskap och datadrivna beslut
  • Bidra till en positiv upplevelse för sina användare

Hur man använder Mehrwerk Process mining hos UDI

Processvisualiseringsverktyget Mehrwerk Process Mining kan användas för all ärendebehandling i UDI. Men det är främst för två huvudområden som lösningen används.

1. Ur UDI:s perspektiv kan man använda processvisualisering för att analysera frågor som: 

  • Hur strömmar ärenden genom de olika stegen i ärendehandläggningen?
  • Vilka är de vanligaste leden ärende går igenom i processen?
  • Var finns flaskhalsarna?
  • Vilka är orsakerna till förseningarna i de olika delarna av processen?
  • Vilka händelser registreras inte korrekt i deras system?

2. Ur användarens perspektiv innebär detta att UDI kan analysera frågor som rör användarupplevelsen och tjänsten, såsom:

  • Hur länge måste användaren vänta på att en förfrågan ska behandlas?
  • Hur många gånger måste användaren kontakta UDI för vägledning?
  • Vilken del av processen är oklar?

 

Källsystem

Huvuddatabasen finns på en Oracle-server. Dessutom använder UDI SQL-servrar, textfiler (exporterade från SAP), molndata och Excel-filer. Data från olika källsystem laddas in i ett Oracle-datalager som sedan är datakällan för Qlik-applikationer som innehåller Process Mining-funktioner.

Konkret exempel

Ett exempel på en specifik användning för UDI är att de utvecklar en instrumentpanel för att följa ansökningsprocessen för asylsökande vid den nationella ankomstcentralen. Ansökningsprocessen är en komplex process som involverar ett antal aktörer utöver UDI, t.ex. polisen, hälsovårdsmyndigheterna, frivilligorganisationer som företräder de asylsökandes intressen, förläggningen och flera andra. Projektet syftar till att integrera data från många olika källor, visualisera ansökningsprocessen (och processavvikelser) och övervaka efterlevnaden av och handläggningstidsmål.

“Process Mining kommer för oss att spela en nyckelroll i att upptäcka, visualisera och övervaka ansökningsprocessen.”

Magnar Naustdalslid, Senior Adviser på UDI

Varför valde UDI lösningen Mehrwerk Process Mining?

1. Enhetlig BI-plattform

  • UDI använde redan Qlik som ett BI-verktyg i hela organisationen
  • Genom att välja Mehrwerk ProcessMining, som är baserat på Qlik, kunde UDI integrera processvisualisering i sin befintliga BI-plattform

2. Enkel implementering

  • Installation och installation är enkel och kräver få extra resurser
  • Licensen och distributionen kan hanteras tillsammans med Qlik-lösningen
  • Kräver ingen ytterligare datalagring utöver befintlig Qlik-server
  • Medför inte nya behov av extra säkerhet, ny riskanalys m.m.

3. Fantastiska funktioner

  • Processanalys
  • Processövervakning
  • Processmodellering


4. Användarvänlighet och funktionalitet

  • En mycket bra applikation med mallar gör det enkelt och snabbt att implementera processvisualiseringen
  • Bra färdplan för framtida förbättringar
  • Bra kundservice och snabb tillgång till assistans under testperioden och senare under implementering och drift

Kontakta oss

Har du några frågor gällande twoday eller våra tjänster, är du välkommen att ta kontakt med oss! Fyll in din information i formuläret så återkopplar vi till dig så fort vi kan.