Att köpa in ett e-arkiv är dock bara början på resan. När ett e-arkiv väl är etablerat behöver det fyllas med information för att bli användbart. Den processen kallas för att avställa information.
Extrahera information som har en specifik ordning från ett system och importera till ett annat system/arkiv med en annan ordning.
Det är i samband med avställning som utmaningarna ofta dyker upp. En typisk kommun har några hundra system som innehåller verksamhetsinformation. Bara en handfull av dessa har färdiga funktioner för att avställa information till ett e-arkiv. Övriga behöver hanteras på något annat sätt.
På engelska finns det ett begrepp som heter ETL. Det står för Extract, Transform and Load. På svenska kan vi översätta det till extrahera, transformera och överföra, vilket beskriver avställningsprocessen tre huvudsteg på ett bra sätt.
Extrahera
Den information som ska avställas behöver lämnas ut eller hämtas från den plats eller källa där den finns idag. I de flesta fall är informationen lagrad i en databas i ett verksamhetssystem, men det kan t ex även vara en filyta av något slag.
Transformera
När informationen är hämtad behöver den mappas och paketeras till ett format som lämpar sig för arkivering. I det här steget är det även vanligt att genomföra konvertering av filer till arkivbeständigt format.
Överföra
Innan den paketerade informationen kan arkiveras måste den överföras till arkivet. Det sker med fördel med hjälp av en integrationsplattform, men kan även ske manuellt.