Både medborgare och medarbetare i en offentlig organisation, eller alla behöriga i ett företag, kan enkelt ta del av information som finns i e-arkivet i och med att alla handlingar och dokument samlas i en gemensam struktur. Den samordnade informationen blir sökbar med en knapptryckning. Kraven på offentlig sektor kring tillgänglighet och öppenhet kan tillgodoses och servicen förbättras. Informationen blir enklare att bibehålla över tid när standarder och teknik förändras. Möjligheten att följa aktuell lagstiftning förbättras.
Varje kommun, landsting och myndighet har ansvar för sina arkiv. Enligt arkivlagen är arkiven de allmänna handlingar som inkommer till och upprättas i verksamheterna. Ansvaret för att bevara informationen gäller oavsett om den finns i pappersform eller digital form.
Arkivlagen säger att offentlig sektors arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten att ta del av allmänna handlingar
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
- forskningens behov
E-arkiv är ett steg i digitaliseringen
I dagens offentliga sektor hanteras alltmer information i digital form. Det kan vara texter, bilder, videoinspelningar, ljudupptagningar, kartor, data från mätverktyg med mera. Denna information ska enligt lag arkiveras så att den är hanterbar över mycket lång tid – och det handlar om mycket stora mängder information. För det krävs ett digitalt arkiv, ett e-arkiv.