Pierre Du Rietz, VD och digital strateg på Strateg på Web Service Award, skriver och undersöker årligen om statistik och trender kring Sveriges intranät och webbplatser. De senaste årens trendundersökningar “Hur mår Sveriges intranät” visar bland annat att Intresset för det moderna intranätet med smarta funktioner som AI, effektiva söklösningar och integrationer fortsätter att öka bland organisationer inom både offentlig och privat sektor.
Kan 2024 bli året då fler intranät utvecklas till att verka som användarbara samlingshubbar, som kombinerar traditionell funktionalitet med smarta integrationer, och som gör intranätet till den självklara utgångspunkten i medarbetarnas arbetsdag och samtidigt stärker företagskulturen?
Skillnaden mellan det traditionella intranätet och det moderna intranätet
Det traditionella intranätet fungerar som en gemensam informationskälla där man sprider företagsnyheter, uppdateringar och meddelanden till anställda inom organisationen. Här finns det ibland även funktionalitet för lagring av dokument, som exempelvis personalhandboken eller andra typer av riktlinjer och policys.
Det moderna intranätet syftar till att vara mer än bara en informationskanal. Då den digitala vardagen ofta innebär att vi behöver använda ett flertal olika system för olika typer av uppgifter såsom tidrapportering, ärendehantering, mejl, osv. Så ser vi också att behovet av en mer samlad plattform växer sig allt större – speciellt hos större organisationer.
Hur används intranätet idag och upplever du att det fyller sin funktion?
“Hur välanvänt ett intranät är beror såklart helt på hur det är uppbyggt. Tittar man på de vanligaste orsakerna till att använda ett intranät så är det främst nyhetsfunktionen och tillgång till HR-information, som t.ex. personalhandboken. Sen är det såklart genvägar till andra verktyg och system. Tidigare har vi tyvärr sett att dessa rätt ofta ligger gömda eller är svåra för användarna att hitta. Någonstans måste man enkelt kunna hitta dom här inkörsportarna till andra system.”
Pierre Du Rietz, VD på Web Service Award
Hur mycket arbetstid lägger vi på att söka efter information?
Idag har vi en väldigt splittrad IT-vardag. En större mängd olika system kan skapa en digital röra som gör att medarbetare själva behöver hålla reda på diverse snabblänkar, inloggningar och notiser i de olika plattformarna. Och ska vi sedan hitta rätt på specifik information från var och en av alla dessa system, så går mycket arbetstid åt till att just söka sig fram. Den långa röriga listan av sökresultat gör inte det hela något enklare.
“Viktigt att poängtera är att redaktörerna bör ha kunskap om hur de gör sitt material sökbart på intranätet. Det är en traditionell intranätutmaning som ofta fallerar då man inte har någon governance-plan eller städpolicy. Hur länge ska en nyhet få vara aktuell? Är det rimligt att ha flera år gamla nyheter synliga på intranätet? Ju mer information som finns lagrad, desto längre tid tar det också att generera sökresultaten.
I våra undersökningar har vi ställt frågan: 'Hur snabbt upplever du att du hittar det du sökte efter?’ och då såg vi att om tiden det tar att generera ett resultat går över en minut, så sjunker värdet på sökresultatet då användaren tröttnar på att vänta. Det leder också till att medarbetare blir mer kritiska och negativt inställda till intranätet, vilket inte är så konstigt då hittbarheten är en nyckelfaktor i en stressig vardag. Om vi skulle spara 5 minuters söktid per anställd och dag, hur mycket värdefull tid skulle vi då inte spara totalt inom organisationen?
Sen ser det lite olika ut i hur man gör med funktioner som Teams, osv. Och om man kopplar samman dem med nyhetsflödet eller inte. Speciellt inom större organisationer är det viktigt att kunna kommunicera effektivt med sina medarbetare på ett strukturerat sätt. Använder man istället bara av kommunikation i Teams så blir det lätt väldigt rörigt och svårt att hitta tillbaka när man ska söka efter information.”
Pierre Du Rietz, VD på Web Service Award
Framtidens intranät: mer än bara en informationskanal
Ett gammalt intranät där det finns ett litet lager av information och funktionalitet, kanske inte heller fyller ett så stort syfte. Kan framtidens intranät ta en större roll i vår vardag och verka i symbios med våra övriga system och verktyg? Svaret är ja!
En samlingshubb för den digitala arbetsplatsen
Tänk om du kunde slippa alla mejlpåminnelser om nya fakturor att attestera, dokument att granska, nya ärenden att hantera eller att det är dags att tidrapportera, och istället fick alla dina notiser i en samlad vy direkt på intranätet - oavsett om du loggar in via datorn eller mobilen? Då skulle du med all sannolikhet även få en bättre överblick över din arbetsdag via din personliga dashboard. Detta skapar i sig en motivering till att intranätet är värdefullt verktyg för en effektivare arbetsdag.
Istället för att låta intranätet ligga som en separat ö där medarbetarna själva letar fram snabblänkar till alla separata system, så kan man med hjälp av smarta integrationer bygga en samlingshubb för alla sina system, vilket gör intranätet till en mer primär utgångpunkt för den digitala arbetsplatsen.
För att göra detta möjligt krävs ett CMS som går att personalisera och integrera mot, med bra API:er. Optimizely är den plattform som vi anser är optimal för dessa typer av integrationer. Optimizely bygger på Microsoft .NET och har en öppen arkitektur som är lätt att integrera med andra system och tjänster, som exempelvis Microsoft eller andra typer av system.
En effektiv söklösning för alla dina olika system
Att minska söktiden och förbättra hittbarheten är också något som borde vara en självklarhet på framtidens intranät. Genom att använda en central söklösning på intranätet, där man med en enkel sökning kan få resultat från alla olika system, minskar också behovet av att hoppa mellan olika flikar och plattformar, vilket skapar mer ordning och reda.
Multisök är en ny, smart söklösning som kan integreras med ditt Optimizely-intranät och gör det möjligt att snabbt och enkelt hitta specifik information, med en enkel sökning för alla dina olika system. Lösningen fungerar precis som en traditionell sökfunktion, men istället för att samla allt sökindex i systemet så används en kommunikationsmodul som pratar direkt med respektive system. Resultatet är en snabb och effektiv söklösning som inte kräver stor mängd datakraft, då ingen information indexeras i realtid, och är ett fördelaktigt alternativ för större organisationer som jobbar i många olika system. Hur dina sökresultat ska presenteras väljs helt utifrån era behov och önskemål. Till exempel kan Multisök genera en tydlig drop down-meny med antalet träffar per system. Hur många system som ska sökas i, hur många sökresultat som ska visas, och hur långt tillbaka sökresultaten går, är också helt valfritt och justerbart.
“Vi tror på att konfigurera och bygga en söklösning som söker i många system samtidigt. Det handlar om att skapa en lösning som gör att användaren inte blir överväldigad av sökresultaten, utan att man enkelt kan navigera bland dessa för att enklare hitta det man söker. I projektet med kund så presenterar vi olika förslag på hur funktionen kan se ut på deras intranät, baserat på deras behov och önskemål inom organisationen.”
Pierre Vindemyr, intranätexpert på twoday.
Erbjuder ert intranät en användarupplevelse som underlättar er arbetsvardag?
Vi på twoday är experter på att bygga smarta intranät som förenklar arbetsdagen och gör skillnad. Våra lösningar för smarta intranät utgår från vad ni som användare efterfrågar. Såsom personaliserat innehåll, exceptionell användarupplevelse, smarta söklösningar och smidiga integrationer.
Som digitaliseringspartner har vi som mål att förstå våra kunders behov och omsätta dessa i en välfungerande och smart intranätlösning. Både gällande det som möter ögat i form av design och struktur samt det som håller webben i gång över tid, dvs utveckling och förvaltning.
Våra erfarna designteam erbjuder expertis i varje steg från research, koncept, design, användartest till lansering. De kombinerar teknisk förståelse med den rätta känslan för att skapa smarta intranät utformade efter era behov.Läs mer om våra lösningar för Smarta intranät här.
