ISS sparar hundratals arbetstimmar genom att modernisera sin dataplattform och kundrapportering
Kund: ISS
Industri: Fastighetsservice
Leverans: Microsoft Fabric
ISS har tagit ett betydande steg framåt genom att modernisera sin kundrapporterings- och dataplattform. Med hjälp av sin trogna partner twoday och kraften i Microsoft Fabric ersatte ISS sina föråldrade, manuella processer med en automatiserad realtidslösning.
ISS är ett ledande företag inom arbetsplatsupplevelser och fastighetsservice. Företagets kundavtal inkluderar nyckeltal (KPI:er) som övervakas av kunden själv vilket lägger extra vikt vid transparens. Tidigare rapporterades varje kunds KPI:er på olika sätt och det saknades standardiserade processer. Att sammanställa rapporter krävde mycket manuellt arbete, och målet var att gå ifrån detta till realtids- och automatiserad rapportering.
Rapporteringsmetoden var fragmenterad och föråldrad, och målet var att föra rapporteringen in i 2020-talet genom Microsoft Fabric och med hjälp av twoday.
Lassi Lapinmäki, Head of Business Operations IT på ISS, som ledde projektet på ISS som projektledare, säger att projektets mål var att spara medarbetarnas tid genom att förbättra effektiviteten i sammanställningen av mätvärden och rapportbyggande.
Det första steget i förnyelsen av rapportering var att fokusera på rapporterna för en stor industriell kund. Den utvecklade lösningen fungerar nu som en standardiserad rapporteringsmodell som kan skalas för att täcka alla ISS-kunder, med flexibilitet för att tillgodose kundspecifika behov.
”Vårt mål var att ge våra kunder transparens i det arbete som utförs för dem samt dessas kostnader. Det finns ett liknande behov av den här typen av rapporteringslösning bland våra andra kunder, och vi kommer att fortsätta våra ansträngningar att tillhandahålla liknande kundrapporter för alla våra större kunder. Det här projektet fungerade som ett slags pilotprojekt, genomfört iterativt och med lärdomar i åtanke – och de lärdomarna kommer att tillämpas i nästa fas av initiativet”, säger Lapinmäki.
Fokus på sekretess och säkerhet
Datavolymen och dess plats gav projektet sin egen twist. En av de största utmaningarna var att hantera data i en stor organisation som ISS när data också kommer från kundernas olika system.
"Vi arbetar i gränssnittet mellan kundernas system och fysiskt i kundens lokaler. När data kommer från våra och kundernas system måste vi se till att vi inte duplicerar saker i rapporterna. Och å andra sidan kan kunderna vara ganska specifika om vad vi integrerar i deras system.
När man arbetar i kundernas lokaler och system är det viktigt att tänka på sekretess och säkerhet och förstå att vi inte bara hanterar våra data, även om det är relaterat till vår verksamhet. Vi var tvungna att ta hänsyn till det när vi byggde systemet och i den dagliga verksamheten", säger Lapinmäki.
"Jag kan varmt rekommendera att arbeta med twoday. Ur vårt perspektiv har deras iterativa och pragmatiska tillvägagångssätt säkerställt projektets framgång."
Head of Business Operations IT på ISS
Resultat: Det nya rapporteringsverktyget ger besparingar och förenklar arbetet
Rapporteringslösningens arkitektur byggdes på Microsoft Fabric, och data i ISS system flyttades till molnet i Fabric. Dessutom byggdes en Power Apps-implementering för att mata data från kundens system till Microsoft Fabric. Detta var ett sätt att hantera datafragmentering, eftersom automatiserade integrationer med kundsystem låg utanför projektets omfattning.
"I Fabric samlade vi data och transformerade dem för att hamna i rätt hierarki och vara redo för rapportering. Utöver det skapades en rapporteringslösning med PowerBI, där de mätvärden som överenskommits med kunden presenteras i ett visuellt format. Vi skapade en 360-gradersvy för att få en transparent och konsekvent rapportering i realtid.", säger Lapinmäki.
Rapporterna täcker områden som fastighetsunderhåll, servicekvalitet och arbetssäkerhet. Jämfört med den tidigare rapporteringsmetoden ger det nya systemet bättre tillgång till faktureringsdata, mål och deras fastställande samt trender, vilket enkelt kan ge kunderna prognoser för framtiden. Det nya systemet kommer också att göra det möjligt för ISS-kunder att få åtkomst till rapporteringsportalen anpassat efter deras behov.
”Det nya systemet har fört rapporteringen in i 2020-talet. Det är enormt viktigt för oss att kunna visa kunderna trender: var vi har varit och vart vi är på väg och jämföra det med föregående period. Vi har också synliggjort mål och målsättning och gjort det möjligt att följa upp utvecklingen mot dem. Naturligtvis har vi följt upp mål tidigare, men det har inte varit lika visuellt enkelt att förstå”, säger Lapinmäki.
ISS har beräknat att det nya systemet i bästa fall kommer att spara ISS kundansvariga ungefär en arbetsdag per månad och ISS serviceorganisation hundratals timmar per år.
”Våra kunder har också varit nöjda med rapporteringslösningen, och transparensen i deras riktning har ökat dramatiskt eftersom de kan se utfört arbete och sina fakturor i vårt system. Vi hoppas att detta kommer att öka våra kunders engagemang, eftersom transparens också ökar förtroendet”, säger Lapinmäki.
Agilt samarbete med twoday
twoday valdes för att tillhandahålla en rapporteringslösning för ISS genom den gedigna erfarenheten av att ha arbetat med ISS och deras data i över 10 år, till exempel från ett tidigare projekt där vi utvecklade ett internt rapporteringsverktyg. Våra insikter och kunskaper om Microsoft Fabric övertygade också ISS.
"Våren 2024, när projektet startade, var Microsoft Fabric fortfarande en ny lösning som inte alla erbjöd ännu. Vi och twoday hade en gemensam vision om att Fabric kunde vara framtidens rapporteringssätt, och de hade förmågan att ta projektet i den riktning vi ville."
"twoday hade ett fokuserat och engagerat team, och vi arbetade nära dem på ett iterativt och agilt sätt. Fokus låg på att få saker gjorda snarare än att bygga onödig byråkrati. Nyckeln till framgång var att förstå data och vårt företags arkitektur, hierarkier och miljö", säger Lapinmäki.
Även om implementeringen har varit komplex ur ISS nyckelkunders synvinkel, och att det har funnits många saker att definiera, har projektet hållit sig väl inom schemat och budgeten. ISS är nöjda med projektet hittills men ser redan ivrigt fram emot nästa fas för att göra rapporteringslösningen tillgänglig för andra kunder och därmed uppnå betydande kostnadsbesparingar i framtiden.